Rekisteriseloste

HOIVAPALVELU ANNE OY 2378363-4

REKISTERISELOSTE

Hoivapalvelu Anne Oy Y-2378363-4

Asiakasrekisteri

Hoivapalvelu Anne OY -yrityksen (myöhemmin: yritys) ja asiakkaiden välisiin sopimuksiin sovelletaan tätä tietosuojaliitettä, mikä ohittaa aiemmat henkilötietojen käsittelyä annetut tiedot ja ohjeet. Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on osoittaa asiakkaille heidän tietojensa keräämistä, käsittelyä, käyttöä ja luovutusta yrityksen toiminnassa ja palveluissa. Kaikessa toiminnassa noudatetaan Tietosuojalainsäädäntöä (kansallinen ja EU).

Asiakasrekisteriin tallennetaan mm:
- Asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, laskutus- yms tiedot
- Asiakkaan huoltaja, omainen, laillinen edustaja tai muu asiakasta edustava taho /henkilö- Tiedot käynneistä, kestosta, palautteet, huomiot.
- Tarpeelliset tiedot hyvän hoidon /hoivan /palvelun toteuttamiseksi
- Palveluntuottajan ja tarjoajan tiedot sekä oma- /vastuuhoitaja
- Muut palveluntarjoamiseen liittyvät oleelliset ja tärkeät tiedot

Asiakastietojen /-rekisterin käyttötarkoituksia:

- Palvelun tuottamiseen ja tarjoamiseen liittyvät oleellisten tietojen saaminen asiakkailta palvelun /hoivan / hoidon suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin • - Mikäli kunta on rekisterinpitäjä, tulee asiakastiedot säilyttää erikseen ja luovuttaa asiakasuhteen päättymisen jälkeen takaisin kuntaan arkistoitavaksi. • - Sosiaalialan palvelujen tuottamiseen liittyvät velvollisuudet (esim. tilastointi) • - Palvelujen toiminnan laadun tarkkailu ja kehittäminen• - Palvelujen eettinen markkinointi ja tiedotus asiakkaan salliessa ja palvelun sallimissa rajoissa (ei esimerkiksi sosiaalihuollon asiakkaille) • - Muihin käyttötarkoituksiin asiakkaan suostumukseen perustuen

Yritys käyttää pääasiallisesti sähköisiä palveluja ja järjestelmiä asiakastietojen käsittelyyn. Tarkempia tietoja järjestelmistä saa yrittäjältä kysymällä (liikesalaisuus). Asiakastietoja käsitellään myös manuaalisina, mm. sopimukset, käyntikuittaukset ja osa palveluun liittyvistä dokumenteista. Manuaalisia tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Asiakasrekisteriä ja asiakkaiden tietoja säilytetään lukkojen takana yrityksen tiloissa.

Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään yrityksen henkilökunnan, alihankkijoiden tai muiden yrityksen toiminnalle olennaisten henkilöiden, kuten kirjanpitäjä, toimesta siinä määrin, kuin se on palveluntuottamisessa ja tarjonnassa oleellista. Riippuen palvelusta ja palvelun luonteesta, asiakkaasta tallennetaan tarpeellisia henkilötietoja, kuten nimi, henkilöturvatunnus, osoite, ovikoodi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sekä muita oleellisia tietoja hyvän palvelun takaamiseksi. Lisäksi sopimussuhteessa voidaan kerätä yrityksen tietoja kuten Y-tunnus, nimi, osoite ja muut yhteystiedot, yrityksen itse antamia tietoja sekä julkisista rekistereistä saatavia tietoja, joita hyvä sopimussuhde sekä sosiaali- ja terveysalan palvelujen tuottaminen ja tarjoaminen edellyttävät. Nykyaikaisen tavan mukaisesti tietoja voidaan kerätä, käsitellä, käyttää ja luovuttaa erilaisissa sähköisissä palveluissa, esimerkiksi asiakaspalvelussa sähköpostista tai puhelinkeskustelusta ja muusta viestinnästä siten, että se täyttää sovellettavan lainsäädännön vaatimukset. Mahdollisista tietoturvaloukkaustilanteissa asiasta ilmoitetaan asiakkaille mahdollisimman pian sekä pitää kirjaa ko. tilanteista. Yritys täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset tältä osin.

Yritys Hoivapalvelu Anne Oy (2378363-4) henkilöstöneen, yrityksen alihankkijat ja yhteistyökumppanit sekä muut yrityksen kanssa toimivat tahot ovat sitoutuneet eettiseen palveluntuottamiseen ja tarjoamiseen sekä salassapitovelvollisuuteen. Asiakkaan tietoja käsitellään palvelussa /hoidossa vain siinä laajuudessa kuin on aiheellista. Asiakkaalla tai tämän valtuuttamalla taholla on oikeus suorittaa auditointi tietosuojavelvoitteiden täyttymistäja tietoturvan tasoa varten. Tämän tahon /henkilön tulee olla yrityksen hyväksymä. Asiakirjoihin merkitään, mikäli tietoja luovutetaan muualle: mitä tietoja luovutettu, milloin, kenelle ja millä perusteella.

Yrityksellä on oikeus luovuttaa henkilötietoja sopimuksen ja lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa tilanteissa, esimerkiksi viranomaisille tai yrityksen tietojen tarkistamiseksi erilaisista palveluista (esim. Tilaajavastuu). Tietoja säilytetään henkilötietolain mukaisesti. Kun sopimus päättyy, poistetaan kohtuullisessa ajassa asiakkaasta / asiakasyrityksestä kerätyt henkilötiedot, joita ei ole perusteltua säilyttää. Osa asiakastiedoista siirretään sopimuksen /lainsäädännön mukaisesti esimerkiksi kuntien omiin arkistointijärjestelmiin (mm. sosiaalihuoltotyönä annettu palvelu).

Yrityksen, sen henkilöstön, alihankkijoiden sekä sopimussuhteessa olevien yhteistyökumppaneiden tulee osallistua tarkastuksiin ja antaa asiakkaan pyynnöstä tiedot, jotka velvollisuuksien noudattamista varten on oleellista. Asiakas on vastuussa tarkastuksen kustannuksista täysin. Tarkastuksissa ilmenevät liiketoimet ja liikesalaisuudet ovat salassapidettävää. Auditointi voi alkaa aikaisintaan kalenterikuukauden päästä siitä, kun Anne Sundström : Hoivapalvelu Anne Oy -yritys on saanut ja ottanut vastaan (tieto kuitattu vastaanotetuksi) auditointia koskevan kirjallisen yhteydenoton.

Kaikkien yrityksen alihankkijoiden tulee osoittaa, ettäasiakastietojen käsittelyyn on olemassa ja käytössä riittävät toimenpiteet ja tekniset /sähköiset ratkaisut niin, että asiakastietojen käsittely vastaa sovellettavan lainsäädännön vaatimuksia.

Säännönmukaiset tietolähteet:

Pääsääntöisesti asiakkaat hakeutuvat itse palvelujen piiriin. Kuitenkin osa asiakkaista voi tulla esim. vammaispalvelujen kautta: osa tiedoista voi tulla viranomaisilta palveluostojen yhteydessä, muuten asiakkailta itseltään. Tietolähteinä pääosin: asiakas, huoltaja, omainen, edustava viranomainen, hoitohenkilökunta tai muu ammattihenkilö sekä palveluntuottamiseen ja tarjoamiseen käytettävissä olevat lähteet, kuten Kanta asiakkaan suostumuksella ja/tai viranomaisyhteistyön kautta.

Tietojen luovuttaminen, siirtäminen

Tietoja voidaan luovuttaa asiakkaan tai hänen edustajansa suostumuksella tai lainsäädännön mukaisesti.

Asiakkaan ostaessa palveluja palvelusetelillä tai sosiaali-/terveysviraston ostaessa palveluja, on tiedonvaihtoa sääntöjen ja lakien mukaisesti esimerkiksi tilaajan, palveluntuottajan, palveluntarjoajan sekä asiakkaan mahdollisen edunvalvojan tai muun vastaavan tahon välillä palveluntuottamiseen ja tarjoamiseen tai yrityksen pyörittämiseen (esim. kirjanpitäjä) liittyen. Käytännössä tämä tarkoittaa, että kun asiakas solmii sopimuksen Hoivapalvelu Anne Oy -yrityksen kanssa, antaa hän /hänen perheensä luvan kerätä, käsitellä ja luovuttaa tietoja asianmukaisesti niille henkilöille ja tahoille, joilla on merkitystä asiakkaan palvelujen tuottamisessa ja tarjoamisessa; esimerkiksi yrityksen hoitohenkilöt ja vastaavat, asiakkaan palveluntarjoamiseen liittyvät alihankkijat, kirjanpitäjät (tietyin osin), ym. yrityksen toimintaan liittyvät oleelliset tahot.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Ei siirretä.
Rekisterinpitäjä: Anne Sundström, 044-2569633 hoivapalveluanne@gmail.com

Päivitetty 7.5.2020, Espoo.

Anne Sundström : Hoivapalvelu Anne Oy, toiminnanjohtaja, hoivapalveluanne@gmail.com 044-2569633

REKISTERISELOSTE - Hoivapalvelu Anne Oy y-2378363-4.